Artikel

Cara Mengelola Tim Jarak Jauh: Panduan Anda untuk Kepemimpinan Virtual

Mengelola tim cukup sulit secara langsung. Namun sekarang, para manajer di seluruh dunia dihadapkan pada wilayah baru untuk melakukan semuanya secara online.





Untuk beberapa, ini bersifat sementara. Tapi bagi banyak orang, kerja tim jarak jauh tidak akan kemana-mana di masa mendatang. Bahkan setelah debu mengendap dan pandemi sudah berlalu, kebutuhan untuk mengelola tim jarak jauh secara efektif masih akan terus berlanjut sampai taraf tertentu.

Bekerja dengan tim jarak jauh memiliki banyak kendala klasik dalam kehidupan manajer. Tapi itu juga menyajikan beberapa yang baru yang cukup menarik.





Dan beberapa hambatan ini akan memisahkan manajer tim sederhana dari pemimpin sejati. Organisasi dan pedoman lebih penting dari sebelumnya - tetapi begitu pula sikap suportif, pengertian, dan ulet.

Pertimbangkan artikel ini sebagai perangkat Anda untuk mengelola pekerja jarak jauh. Kami akan melihat beberapa tantangan terbesar yang dihadapi 'pemimpin virtual' saat ini, serta beberapa praktik dan alat terbaik yang dapat Anda gunakan untuk mengatasi tantangan tersebut dan memimpin tim Anda menuju kejayaan.


OPTAD-3

Mari kita mulai.

Isi Posting

Jangan menunggu orang lain melakukannya. Pekerjakan diri Anda dan mulailah mengambil keputusan.

Memulai Gratis

Tantangan Mengelola Karyawan Jarak Jauh

tantangan mengelola karyawan jarak jauh

bagaimana menambahkan lebih banyak cerita di instagram

Sumber

Sebelum kita mengotori tangan kita dengan solusinya, mari kita lihat lebih dekat tantangan utama dalam mengelola karyawan jarak jauh: struktur, komunikasi, produktivitas, dan kepercayaan diri.

1. Struktur

Kami adalah makhluk kebiasaan. Dari peregangan pagi hingga briefing sore hingga meringkuk di sofa setelah hari yang melelahkan, rutinitas kami cukup konsisten.

Tapi sekarang begitu banyak orang bekerja dari rumah, ini semua terbalik. Sepertinya mereka harus melakukannya temukan rutinitas yang benar-benar baru , di atas tekanan baru menyulap kehidupan pribadi dan profesional di dalam tembok yang sama. Apalagi homeschooling .

Lemparkan sekumpulan alat virtual baru, metode komunikasi, dan lingkungan baru, dan tidak heran mengelola tim jarak jauh bisa menjadi seperti angin puyuh.

2. Komunikasi

Kebanyakan orang akan setuju bahwa komunikasi tatap muka adalah yang paling lancar. Para profesional biasanya dapat berjalan-jalan ke kantor rekan kerja mereka dan menyelesaikan masalah dalam satu menit.

Sekarang, kotak masuk kami lebih banyak dibanjiri dari sebelumnya, dan kami terus-menerus melakukan ping melalui alat perpesanan. Dengan arus komunikasi yang secara signifikan beralih ke teknologi, banyak yang merasa lebih sulit untuk berkolaborasi dan mendapatkan jawaban yang mereka butuhkan pada saat mereka membutuhkannya.

3. Produktivitas

Ketika Anda menggabungkan kurangnya struktur dengan hambatan dalam komunikasi, masalah produktivitas akan muncul. Ini berlaku untuk lingkungan kerja, tetapi diperkuat dalam lingkungan pribadi di mana keseimbangan pekerjaan-kehidupan lebih penting dari sebelumnya.

Saya tidak tahu tentang Anda, tetapi saya paling berpikiran jernih dan efisien saat berada di lingkungan tempat saya dapat berbagi fokus itu dengan orang yang berpikiran sama. Senang rasanya berada di kantor… tapi sekarang sudah lenyap.

Dan sudah diganti dengan apa? Tempat yang sama di mana kita makan es krim di atas sofa, tidur siang sembarangan, dan berpikir 'Aku benar-benar harus melakukannya' setiap kali kita melihat tumpukan besar cucian terbuka.

Bicara tentang sinyal campuran.

tempat kerja jarak jauh yang ditunjuk

4. Keyakinan

Saat mengelola tim jarak jauh, sangat penting untuk menjaga rasa kepercayaan, keandalan, kerja tim, dan kepercayaan diri tim Anda secara keseluruhan bahwa Anda mendukung mereka.

Tetapi ketika semua orang berebut untuk menemukan alat dan proses baru - kemudian komunikasikan semuanya secara efisien - lebih mudah dari sebelumnya untuk kehilangan kepercayaan ini.

Itu penelitian tentang ini tidak berubah baik: Memimpin tim jarak jauh jauh lebih sulit ketika tim Anda merasa Anda tidak dapat memenuhi kebutuhan dan keinginan mereka.

Selain itu, Anda perlu memperhitungkan semua tantangan kesehatan mental dan fisik tambahan yang datang dari krisis kesehatan masyarakat global.

Jelas dan sederhana: Manajer harus bekerja lebih keras dari sebelumnya untuk mendukung timnya.

Praktik Terbaik Tim Jarak Jauh

1. Tetapkan waktu check-in harian atau mingguan

Sama seperti Anda mengadakan rapat tim rutin di kantor, alihkan bayi-bayi itu ke pengaturan virtual. Anda bahkan mungkin ingin menambahkan check-in ekstra sampai tim Anda menemukan alur mereka dan segala sesuatunya mencapai kemulusan puncak. Kemudian, Anda dapat mengevaluasi ulang dan memilih untuk mengurangi jika Anda mau.

Untuk memulai, saya sarankan mengatur pertemuan harian hanya 15 menit (tergantung pada ukuran tim Anda, tentu saja).

Dalam pertemuan ini, Anda bisa berputar-putar. Ini memberi setiap anggota tim kesempatan untuk mengatakan:

  • Apa yang ada di piring mereka untuk hari atau minggu ini
  • Jika mereka memiliki kendala saat ini yang mencegah mereka menyelesaikan tugas atau proyek apa pun
  • Apa yang mereka butuhkan dari anggota tim lain untuk menghilangkan hambatan tersebut atau untuk mempercepat

Usahakan untuk membuat waktu menyenangkan bagi semua orang, seperti jam 10 atau 11 pagi jika Anda memiliki jam kerja jam 9 pagi hingga jam 5 pagi. Ini memberi mereka waktu untuk menjadi produktif sendiri tetapi masih memungkinkan mereka untuk menangani kendala mereka lebih awal sehingga mereka punya waktu untuk menyelesaikan sesuatu.

bagaimana mengelola kerja jarak jauh untuk tim

Sumber

2. Tuliskan alur kerja, proses, dan peran

Bekerja dengan tim jarak jauh bisa sangat berbelit-belit, sangat cepat. Saat Anda menggeser semua operasi internal Anda ke virtual, ada banyak langkah dan item yang bisa berada di antara celah tersebut.

Cara terbaik untuk memastikan bahwa semuanya berjalan lancar adalah dengan membuat peta sebanyak yang Anda bisa. Dan saya tidak bermaksud di kepala Anda.

cara menjalankan iklan facebook

Membuat dokumen fisik yang memberikan petunjuk langkah demi langkah tentang bagaimana hal-hal harus diselesaikan, kapan harus diselesaikan, dan siapa yang harus melakukannya.

Dokumen-dokumen ini mungkin termasuk:

  • Daftar periksa untuk setiap elemen proyek atau tugas
  • 'Playbook' yang membahas protokol dan proses secara mendalam
  • Diagram alir yang menggambarkan apa yang harus dilakukan dalam keadaan yang berubah
  • Template, seperti skrip penjangkauan atau pelaporan, yang dapat diisi oleh anggota tim dengan mudah

Letakkan dokumen ini di drive bersama atau platform manajemen proyek, sehingga siapa pun dapat mengaksesnya kapan saja.

Alat manajemen tim jarak jauh yang berguna ini sangat membantu dalam memastikan bahwa anggota tim tidak terhambat menunggu info yang sebelumnya diperlukan untuk bertanya kepada orang lain.

3. Secara proaktif tanyakan bagaimana Anda dapat mendukung setiap orang

Setiap orang terbiasa dengan ayunan baru. Tidak ada yang mengira ini luar biasa dan semilir.

Untuk mengelola tim jarak jauh secara efektif, Anda perlu menunjukkan kepada tim Anda bahwa Anda memahami pengalaman mereka. Anda juga perlu menunjukkan kasih sayang, perhatian, dan kemauan untuk mencoba menemui mereka di tengah jalan.

Alih-alih menunggu mereka mengeluh tentang hal-hal yang menyebalkan, tanyakan bagaimana Anda dapat mengurangi hal-hal yang menyebalkan. Ada beberapa cara untuk mendapatkan umpan balik secara proaktif:

  • Sekali seminggu selama pertemuan kelompok, tanyakan kepada semua orang tentang “skor kebahagiaan tim” mereka dengan skala satu sampai sepuluh.
  • Adakan pertemuan satu lawan satu secara berkala sehingga setiap anggota tim memiliki kesempatan untuk mengungkapkan pemikiran mereka dengan percaya diri.
  • Kirim survei menggunakan alat seperti Google Formulir atau Survei Monyet .

Tanyakan kepada setiap orang tentang hal-hal yang dilakukan tim Anda dengan baik dan hal-hal yang dapat mereka tingkatkan. Ajukan pertanyaan yang sama tentang diri Anda sebagai seorang pemimpin.

Kemudian, lakukan apa yang Anda bisa untuk membantu menjembatani kesenjangan dan menumbuhkan rasa komunitas yang lebih kuat, kolaborasi, dan keyakinan bahwa Anda melakukan yang terbaik untuk menjaganya.

praktik terbaik tim jarak jauh

Sumber

4. Buat keseimbangan antara aturan dan kemandirian

Apakah saya menyebutkan bahwa sekarang adalah waktu yang aneh untuk semua orang?

Setiap orang memiliki keadaan unik mereka sendiri dan jadwal harian mereka sendiri untuk diikuti. Ini diperkuat untuk orang-orang yang tinggal dengan anak kecil dan keluarga atau teman sekamar lainnya, yang sekarang semuanya berdesakan di rumah.

Beberapa orang akan berkembang dengan kemerdekaan yang baru mereka temukan. Beberapa akan membenci segalanya.

Mempelajari cara mengelola tim jarak jauh berarti mencapai keseimbangan yang rumit. Di satu sisi, Anda harus proaktif dalam menetapkan struktur yang jelas dan kokoh tentang bagaimana aktivitas sehari-hari dapat dan harus dilakukan.

Di sisi lain, Anda perlu memberi ruang gerak bagi orang-orang untuk melakukannya temukan aliran dan ritual mereka sendiri - dan untuk mencari tahu bagaimana pekerjaan cocok untuk mengatur kehidupan pribadi mereka.

Salah satu cara Anda dapat melakukannya adalah dengan menyusun kerangka kerja terperinci tentang bagaimana proyek harus diselesaikan, tetapi lebih fokus pada tujuan akhir daripada waktu yang harus diselesaikan setiap langkah.

Dengan kata lain: Simpan dokumen komprehensif tersebut dari tip No. 2, tetapi gunakan penilaian terbaik Anda untuk meletakkan palu ketika orang tidak memenuhi setiap detail.

Alat Terbaik untuk Tim Jarak Jauh

Anda akan menemukan bahwa dengan menerapkan semua praktik terbaik ini cara lebih mudah jika Anda memiliki alat manajemen kerja jarak jauh yang tepat.

Mari kita bahas beberapa alat dan perangkat lunak paling populer untuk membantu tim Anda mencapai efisiensi mode binatang.

1. Perbesar

Anda mungkin sudah banyak mendengar tentangPerbesarjika Anda belum menggunakannya. Itu populer sebelum pandemi melanda, tetapi penggunaannya telah meningkat secara eksponensial. Anda dapat mengonfirmasi ini melalui jumlah meme Zoom yang sekarang diisi oleh internet.

alat terbaik untuk tim jarak jauh

Zoom menawarkan akun gratis yang memungkinkan Anda bertemu hingga 40 menit dengan satu lawan satu tanpa batas. Selain itu, Anda dapat menampung hingga 100 peserta.

setiap kali Anda membandingkan produk Anda dengan produk pesaing, Anda mempromosikan produk pesaing Anda.

dua. Kendur

Kenduradalah salah satu alat manajemen tim jarak jauh yang Anda lihat di mana-mana. Dan itu karena itu luar biasa.

Ini adalah alternatif yang bagus untuk email, di mana Anda mungkin perlu menunggu berjam-jam untuk sesuatu yang membutuhkan waktu 15 detik untuk mengobrol.

Anda dapat membuat saluran untuk membagi topik, seperti saluran untuk setiap klien layanan Anda atau saluran untuk setiap departemen di perusahaan Anda. Zoom juga memungkinkan Anda mengintegrasikan alat berbagi file dan melakukan panggilan suara atau video.

kendur untuk tim jarak jauh

3. Trello

Trelloadalah alat manajemen proyek yang sederhana namun indah yang memungkinkan Anda memecah proyek besar menjadi tugas-tugas individu sehingga tidak ada yang tertinggal.

Perangkat lunak manajemen tim jarak jauh ini menggunakan Metode Kanban , yang membantu Anda memvisualisasikan alur kerja alih-alih melihat dinding teks dan daftar tugas yang panjang dan membosankan.

Anda dapat dengan mudah melihat di mana setiap orang dalam proyek mereka, yang meningkatkan komunikasi tanpa Anda perlu menjajaki setiap anggota tim untuk pembaruan status. Dan itu semua dibungkus dengan fungsi seret dan lepas yang super sederhana.

alat manajemen tim jarak jauh

Empat. LastPass

Pernahkah Anda harus menunggu sepanjang hari setelah meminta satu kata sandi kepada anggota tim? Saya punya, dan itu yang terburuk.

Alat pengelola kata sandi sepertiLastPassadalah cara terbaik untuk menyimpan semuanya di satu tempat yang aman, di mana siapa pun dapat mengaksesnya kapan pun mereka membutuhkannya.

Perangkat lunak manajemen tim jarak jauh ini memiliki ulasan yang bagus dan kepercayaan industri yang tinggi, jadi Anda tidak perlu mengkhawatirkan keamanan. Cukup masukkan semua kata sandi Anda dan yakinlah bahwa tidak ada yang akan mengalami kemacetan untuk login lagi.

perangkat lunak manajemen tim jarak jauh

5. Sesuai kalender

Jika Anda dan tim Anda tiba-tiba tenggelam dalam rapat Zoom, alat penjadwalan sepertiSesuai kalenderdapat membantu Anda mengatur janji - dan waktu berharga Anda.

Ini terintegrasi dengan kalender Anda di Google, iCloud, Office365, atau Outlook dan secara otomatis memperbarui ketersediaan Anda berdasarkan preferensi Anda. Kemudian, siapa pun yang ingin mengobrol dengan Anda dapat memilih waktu dari slot yang tersedia.

Tidak ada lagi email bolak-balik. Hanya berlayar mulus dan lebih banyak waktu untuk pekerjaan nyata.

kalender untuk remote

6. Zapier

Jika Anda siap untuk meningkatkan permainan efisiensi Anda,Zapiermemiliki banyak fungsi untuk mengotomatiskan berbagai aspek operasi Anda.

Perangkat lunak manajemen kerja jarak jauh ini terintegrasi dengan dan menghubungkan lebih dari 2.000 aplikasi lain. Ini memindahkan informasi sehingga Anda dapat memiliki kontinuitas tanpa harus menambahkan informasi yang sama secara manual ke tempat yang berbeda.

Anda dapat mengatur 'pemicu' sehingga ketika satu hal terjadi, tindakan dilakukan. Berikut ini hanya beberapa dari puluhan ribu contoh:

cara terbaik untuk menjadwalkan posting Instagram
  • Simpan file di Dropbox setelah seseorang mengirimkannya kepada Anda di Slack
  • Secara otomatis memposting artikel WordPress baru Anda ke LinkedIn
  • Kirim email melalui Gmail ketika baris Google Sheets diperbarui
  • Buat kartu Trello baru dari acara Google Kalender

Ada banyak kemungkinan. Coba lihat, dan lihat sendiri.

zapier

Mengelola Tim Jarak Jauh Seperti Bos

Tidak ada yang terkejut mendengar bahwa Anda dan tim Anda mungkin mengalami beberapa tantangan tambahan saat Anda menghadapi pandemi dan beralih ke pekerjaan virtual.

Mempelajari cara mengelola kerja jarak jauh untuk tim Anda akan mengharuskan Anda untuk melangkah ke pelat kepemimpinan dalam beberapa cara besar. Beberapa cara ini mungkin sudah biasa, tetapi beberapa akan terasa sama sekali baru.

Semuanya tergantung cara Anda menanganinya.

Virtual terbaik pemimpin terus berusaha untuk menyeimbangkan pemikiran ke depan, perencanaan, dan efisiensi dengan sedikit kreativitas, ketahanan, dan belas kasih untuk pengalaman tim.

Anda bahkan tidak perlu mencapai keseimbangan ini dengan sempurna. Hanya bekerja untuk itu setiap hari membuat semua perbedaan.

Ingin Mempelajari Lebih Lanjut?



^